Сущности > Покупатели, Поставщики

 

Справочник Сущности > Покупатели, Поставщики предназначен для ввода описаний используемых покупателей, поставщиков, покупателей и поставщиков. Данный справочник имеет иерархическую структуру. Такая структура необходима для правильного описания покупателей, поставщиков, покупателей и поставщиков, поскольку каждая сущность данного типа  может иметь несколько филиалов. Последние, в свою очередь, также могут делится на несколько отделов. Поэтому, для покупателей, поставщиков, покупателей и поставщиков, а также, для их филиалов и отделов, имеется возможность ввода описаний до восьмого уровня вложенности по иерархии включительно. В дальнейшем, для простоты изложения, любого покупателя, поставщика, покупателя и поставщика, а также его филиал или отдел будем называть контрагентом.

 

Выберите в основном меню программы пункт Сущности. В выпадающем меню выберите пункт Покупатели, Поставщики и нажмите на левую клавишу мыши (Left-Click). Откроется окно с заголовком Сущности > Покупатели, Поставщики, Покупатели и Поставщики > Список. Под заголовком окна находятся следующие функциональные клавиши: Создать, Открыть, Счета, Удалить, Представить на бумаге, Распечатать, Помощь. Под функциональными клавишами находится список описаний контрагентов (в дальнейшем список), который состоит из шестнадцати полей:

 

Код

Наименование

Руководитель

Контактное лицо

Главный бухгалтер

Юридический адрес

Физический адрес

Телефоны

Факсы

Web страница

E-почта

Деятельность (Код)

Деятельность (Наименование)

ИНН

КПП

Иерархия

 

По умолчанию список отсортирован по полю Иерархия в порядке возрастания. Если вы нажмете на левую клавишу мыши (Left-Click) в заголовке поля Код, то список будет отсортирован по коду в порядке возрастания, а рядом с наименованием поля Код, справа, будет нарисована стрелка вниз. Если же вы нажмете на левую клавишу мыши (Left-Click) в заголовке поля Код еще раз, то список будет отсортирован по коду в порядке убывания, а рядом с наименованием поля Код, справа, будет нарисована стрелка вверх. Аналогично можно сортировать список в порядке возрастания или убывания по остальным полям.

Если же вы хотите восстановить упорядоченность списка по иерархии описания контрагентов, то при помощи горизонтальной прокрутки списка дойдите до поля Иерархия и нажмите на левую клавишу мыши (Left-Click) в заголовке этого поля, или встаньте курсором мыши где нибудь внутри списка и нажмите на правую клавишу мыши (Right-click). В появившемся контекстном меню выберите пункт Сортировать и нажмите на левую клавишу мыши. Появится окно со списком наименований полей. Поднимите наверх поле Иерархия (встаньте курсором мыши на кнопку рядом с полем Иерархия, нажмите на левую клавишу мыши (Left-Click) и, не отпуская, перетащите на первое место в списке полей, затем отпустите левую клавишу мыши) и нажмите на клавишу Сортировать.

 

Клавиша Создать – предназначена для ввода нового описания контрагента. Нажмите на клавишу Создать. Появится окно с заголовком Сущности > Покупатели, Поставщики, Покупатели и Поставщики > Создать. В данном окне существуют шестнадцать полей:

 

 

Код

Наименование

Накопитель

ИНН, КПП

Руководитель

Контактное лицо

Главный бухгалтер

Юридический адрес

Физический адрес

Телефоны

Факсы

Web страница

E-почта

Деятельность (Код)

Деятельность (Наименование)

 

Рассмотрим заполнение этих полей.

 

Поле Код – является уникальным и обязательным для заполнения. Два различных контрагента не могут иметь один и тот же код. Размер этого поля равен 8 символам. Если вы введете код менее 8 символов, то при переходе на следующее поле, программа добавит символ “-” справа, необходимое количество раз, чтобы довести длину кода до 8 символов.

Поле Наименование – является обязательным для заполнения. Предназначено для ввода полного (развернутого) наименования вводимого контрагента.

Поле Накопитель – является обязательным для заполнения. Предназначено для выбора того описания контрагента, которое является накопителем для вводимого контрагента. Встаньте курсором мыши внутри поля. Нажмите на клавиши Ctrl+f или дважды подряд быстро нажмите на левую клавишу мыши (Double-Click). Появится окно с заголовком: Сущности > Покупатели, Поставщики, Покупатели и Поставщики > Искать по отсортированному полю. Это поисковая система для быстрого выбора необходимого контрагента. Сразу под заголовком окна находится поле при помощи которого осуществляется последовательный поиск нужного контрагента по отсортированному полю в списке контрагентов данной поисковой системы. По умолчанию список отсортирован по полю Иерархия в порядке возрастания. Вы можете сортировать этот список по любому из существующих в поисковой системе полей. При наборе символов в поле для поиска будет осуществляться последовательный поиск по последнему отсортированному полю. После того как вы нашли необходимого контрагента, нажмите на клавишу Выбрать, которая находится рядом с полем ввода символов для осуществления последовательного поиска. Окно с заголовком Сущности > Покупатели, Поставщики, Покупатели и Поставщики > Искать по отсортированному полю закроется, а выбранный вами контрагент окажется в поле Накопитель окна с заголовком Сущности > Покупатели, Поставщики, Покупатели и Поставщики > Создать.

Поле ИНН – является обязательным для заполнения. Предназначено для ввода ИНН вводимого контрагента. Если данных об ИНН нету, то просто введите точку.

Поле КПП – является обязательным для заполнения. Предназначено для ввода КПП вводимого контрагента. Если данных о КПП нету, то просто введите точку.

Поле Руководитель – не является обязательным для заполнения. Предназначено для ввода ФИО и других данных руководителя вводимого контрагента.

Поле Контактное лицо – не является обязательным для заполнения. Предназначено для ввода ФИО и других данных контактного лица вводимого контрагента.

Поле Главный бухгалтер – не является обязательным для заполнения. Предназначено для ввода ФИО и других данных главного бухгалтера вводимого контрагента.

Поле Юридический адрес – не является обязательным для заполнения. Предназначено для ввода юридического адреса вводимого контрагента.

Поле Физический адрес – не является обязательным для заполнения. Предназначено для ввода физического адреса вводимого контрагента.

Поле Телефоны – не является обязательным для заполнения. Предназначено для ввода номеров телефонов вводимого контрагента.

Поле Факсы – не является обязательным для заполнения. Предназначено для ввода номеров факсов вводимого контрагента.

Поле Web страница – не является обязательным для заполнения. Предназначено для ввода электронного адреса интернет ресурса вводимого контрагента.

Поле Е-почта – не является обязательным для заполнения. Предназначено для ввода адреса электронной почты вводимого контрагента.

Поле Деятельность (Код) – не является обязательным для заполнения. Предназначено для ввода кода деятельности вводимого контрагента.

Поле Деятельность (Наименование) – не является обязательным для заполнения. Предназначено для ввода наименования деятельности вводимого контрагента.

 

После того как вы заполнили все необходимые для заполнения поля, нажмите на клавишу Сохранить. Новое описание контрагента будет введено в базу данных и появится в списке описаний контрагентов в окне с заголовком Сущности > Покупатели, Поставщики, Покупатели и Поставщики > Список. Обратите внимание, что перед наименованиями контрагентов в этом списке имеются точки. Количество точек перед наименованием говорит о том на каком уровне по иерархии находится данный контрагент. Одна точка соответствует первому уровню контрагентов по иерархии описания, две точки – второму уровню, три точки – третьему, и т.д.

 

Например: Если мы хотим ввести описание для поставщика – Samsung Сеть магазинов в России, то в соответствующие поля вводим следующие значения:

 

Код – SMSNG000

Наименование – Samsung Сеть магазинов в России

Накопитель – выбираем сущность с наименованием Поставщики

ИНН – вводим значение ИНН для данного поставщика

КПП – вводим значение КПП для данного поставщика

 

Ввод данных в остальные, не обязательные для заполнения, поля мы здесь не рассматриваем, поскольку заполнение этих полей не составляет никаких трудностей.

Теперь нажимаем на клавишу Сохранить.

 

Если же мы хотим ввести описание для одного из магазинов сети магазинов Samsung, который, допустим, находится в Москве на проспекте Мира, то в соответствующие поля вводим следующие значения:

 

Код – SMSNG001

Наименование – Samsung – г. Москва, Проспект Мира д. 1/1

Накопитель – выбираем контрагента с наименованием Samsung – Сеть магазинов в России, описание которого уже было введено в справочник ранее.

ИНН - вводим значение ИНН для данного поставщика

КПП – вводим значение КПП для данного поставщика

 

Ввод данных в остальные, не обязательные для заполнения, поля мы здесь не рассматриваем, поскольку заполнение этих полей не составляет никаких трудностей.

Теперь нажимаем на клавишу Сохранить.

 

Аналогично мы можем ввести описания для остальных филиалов и отделов данного поставщика.

Точно также вводятся данные о покупателе, с одной лишь разницей, что в поле Накопитель выбираем сущность с наименованием Покупатели вместо сущности с наименованием Поставщики. Если же мы хотим ввести Покупателя и Поставщика, т. е. контрагента, который является для нашей компании как покупателем так и поставщиком одновременно, то при вводе данных, в поле накопитель выбираем сущность с наименованием Покупатели и Поставщики.

 

Для того чтобы закрыть окно с заголовком Сущности > Покупатели, Поставщики, Покупатели и Поставщики > Создать нажмите на клавишу в верхнем правом углу этого окна.

 

Клавиша Открыть – предназначена для просмотра и редактирования описания контрагента. Встаньте на то описание контрагента в списке описаний контрагентов в окне с заголовком Сущности > Покупатели, Поставщики, Покупатели и Поставщики > Список, которое хотите изменить и нажмите на клавишу Открыть. Появится окно с заголовком Сущности > Покупатели, Поставщики, Покупатели и Поставщики > Открыть. По умолчанию все поля находятся в режиме для чтения. Для того чтобы изменить значения этих полей, нажмите на клавишу Редактировать. Теперь вы можете внести изменения в значения всех полей, кроме полей: Код, Накопитель. Если вы хотите изменить значение поля Код, нажмите на кнопку находящуюся рядом с полем Код. Значение поля Код, станет доступным для изменения. Следует помнить, что поле Код, должно всегда иметь уникальное значение. Поэтому не вводите значение, которое уже использовано для другого контрагента. Если же вы хотите изменить значение поля Накопитель, нажмите на кнопку находящуюся рядом с полем Накопитель. Значение поля Накопитель, станет доступным для изменения. После осуществления всех необходимых изменений значений полей, нажмите на клавишу Сохранить. Изменения будут внесены в базу данных и отоброзятся в списке описаний контрагентов в окне с заголовком Сущности > Покупатели, Поставщики, Покупатели и Поставщики > Список.

 

Для того, чтобы закрыть окно с заголовком Сущности > Покупатели, Поставщики, Покупатели и Поставщики > Открыть, нажмите на клавишу в верхнем правом углу этого окна.

 

Клавиша Удалить – предназначена для удаления описания контрагента. Встаньте на то описание контрагента в списке описаний контрагентов в окне с заголовком Сущности > Покупатели, Поставщики, Покупатели и Поставщики > Список, которое хотите удалить и нажмите на клавишу Удалить. Следует отметить, что нельзя удалить описание контрагента, которое используется в базе данных (например: существует описание документа оприходования материальных ценностей или услуг, в котором в качестве поставщика выбран контрагент, описание которого мы хотим удалить из справочника) или которое является накопителем для какого-нибудь другого контрагента! Если вы попытаетесь удалить описание такого контрагента, то система выведет следующее восклицательное сообщение: Сущность используется в базе данных ! и не осуществит операцию удаления. Если же, удаляемое описание контрагента не используется в базе данных и не является накопителем для некоторого другого контрагента, то система выведет вопросительное сообщение Удалить сущность ?, и при нажатии на клавишу Yes, выбранное описание контрагента будет удалено из базы данных.

 

Клавиша Представить на бумаге – предназначена для предварительного просмотра списка описаний контрагентов в виде отчета, перед выводом на принтер. После нажатия на эту клавишу вы увидете список описаний контрагентов в том виде, в каком он будет распечатан на принтере.

Клавиша Распечатать – предназначена для отправки списка описаний контрагентов на принтер. При нажатии на эту клавишу откроется окно выбора принтера. После выбора принтера (если у вас инсталлировано больше одного принтера) нажмите на клавишу Print и список описаний контрагентов будет распечатан.

Клавиша Помощь – предназначена для открытия описания программы.

 

Клавиша Счета – предназначена для ввода описаний банковских счетов контрагентов. Выберите описание контрагента для которого хотите ввести описания его банковских счетов в списке описаний контрагентов в окне Сущности > Покупатели, Поставщики, Покупатели и Поставщики > Список. Встаньте курсором внутри описания выбранного контрагента. Нажмите на клавишу Счета. Появится окно с заголовком Сущности > Покупатели, Поставщики, Покупатели и Поставщики > Банки > Счета > Список. Сразу под заголовком окна выводятся код и наименование выбранного контрагента. Под кодом и наименованием выбранного контрагента находятся поля для ввода описания банковского счета: Банк, Валюта, Номер, Тип. Рядом с этими полями находятся функциональные клавиши: Редактировать, Сохранить, Удалить, Представить на бумаге, Распечатать, Помощь. Под полями ввода описания банковского счета и функциональными клавишами находится список описаний банковских счетов для выбранного контрагента, который состоит из пяти полей: Банк.Код, В-а.Код (Валюта.Код), В-а.С… (Валюта.Сокращение), Номер, Т… (Тип.Код).

По умолчанию список отсортирован по полю Банк.Код в порядке возрастания. Рядом с наименованием поля Банк.Код, справа, нарисована стрелка вниз. Если вы нажмете на левую клавишу мыши (Left-Click) в заголовке поля Банк.Код, то список будет отсортирован по коду в порядке убывания, а рядом с наименованием поля Банк.Код, справа, будет нарисована стрелка вверх. Аналогично можно сортировать список в порядке возрастания или убывания по остальным полям списка описаний банковских счетов выбранного контрагента.

 

Клавиша Редактировать | Создать – предназначена для фиксации режима ввода. Если клавиша отжата и на ней написано слово Редактировать, то окно находится в режиме ввода нового банковского счета. Рассмотрим ввод нового банковского счета для выбранного контрагента. Имеем четыре поля для ввода описания банковского счета: Банк, Валюта, Номер, Тип.

Поле Банк – является обязательным для заполнения. Предназначено для выбора описания того банка, в котором находится банковский счет выбранного контрагента. Можно выбирать описание банка только последнего уровня по иерархии, т.е. такое описание банка, которое не является накопителем для некоторого другого описания банка.

Поле Валюта – является обязательным для заполнения. Предназначено для выбора описания той валюты, в которой могут хранится денежные средства во вводимом банковском счете.

Поле Номер – является обязательным для заполнения. Предназначено для ввода полного номера вводимого банковского счета.

Поле Тип – является обязательным для заполнения. Предназначено для выбора типа используемости вводимого банковского счета. А именно, является ли вводимый банковский счет основным для выбранного контрагента, или нет. Данное поле может принимать два значения: Основной счет, Не основной счет.

После того как вы заполнили все необходимые для заполнения поля, нажмите на клавишу Сохранить. Новое описание банковского счета будет введено в базу данных и появится в списке описаний банковских счетов в окне с заголовком Сущности > Покупатели, Поставщики, Покупатели и Поставщики > Банки > Счета > Список.

 

Если же клавиша Редактировать | Создать находится в нажатом состоянии и на ней написано слово Создать, то окно находится в режиме редактирования выбранного описания банковского счета из списка описаний банковских счетов. В этом случае все поля ввода автоматически получают значения соответствующих полей выбранного банковского счета. Осуществите необходимые изменения в значениях этих полей и нажмите на клавишу Сохранить. Все изменения в описании выбранного банковского счета будут введены в базу данных и отобразятся в списке описаний банковских счетов в окне с заголовком Сущности > Покупатели, Поставщики, Покупатели и Поставщики > Банки > Счета > Список.

 

Клавиша Удалить – предназначена для удаления описания банковского счета. Встаньте на то описание банковского счета в списке описаний банковских счетов в окне с заголовком Сущности > Покупатели, Поставщики, Покупатели и Поставщики > Банки > Счета > Список, которое хотите удалить и нажмите на клавишу Удалить. Следует отметить, что нельзя удалить описание банковского счета, которое используется в базе данных (например: существует платежное поручение, в описании которого используется выбранное описание банковского счета)! Если вы попытаетесь удалить такое описание банковского счета, то система выведет следующее восклицательное сообщение: Сущность используется в базе данных ! и не осуществит операцию удаления. Если же, удаляемое описание банковского счета не используется в базе данных, то система выведет вопросительное сообщение Удалить сущность ?, и при нажатии на клавишу Yes, выбранное описание банковского счета будет удалено из базы данных.

 

Клавиша Представить на бумаге – предназначена для предварительного просмотра списка описаний банковских счетов в виде отчета, перед выводом на принтер. После нажатия на эту клавишу вы увидете список описаний банковских счетов в том виде, в каком он будет распечатан на принтере.

Клавиша Распечатать – предназначена для отправки списка описаний банковских счетов на принтер. При нажатии на эту клавишу откроется окно выбора принтера. После выбора принтера (если у вас инсталлировано больше одного принтера) нажмите на клавишу Print и список описаний банковских счетов будет распечатан.

Клавиша Помощь – предназначена для открытия описания программы.