Сущности > Структурные подразделения

 

Справочник Сущности > Структурные подразделения предназначен для ввода описаний используемых структурных подразделений предприятия (склады, магазины, торговые точки, и т.д.). Данный справочник имеет иерархическую структуру. Такая структура необходима для правильного описания структурных подразделений предприятия, поскольку каждое структурное подразделение может состоять из нескольких других структурных подразделений. Последние, в свою очередь, также могут делится на иные структурные подразделения и т.д. Поэтому, имеется возможность ввода описаний для структурных подразделений до восьмого уровня вложенности по иерархии включительно.

 

Выберите в основном меню программы пункт Сущности. В выпадающем меню выберите пункт Структурные подразделения и нажмите на левую клавишу мыши (Left-Click). Откроется окно с заголовком Сущности > Структурные подразделения > Список. Под заголовком окна находятся следующие функциональные клавиши: Создать, Открыть, Удалить, Представить на бумаге, Распечатать, Помощь. Под функциональными клавишами находится список описаний структурных подразделений (в дальнейшем список), который состоит из трех полей: Код, Наименование, Код (Накопитель). По умолчанию список отсортирован по иерархии описания структурных подразделений в порядке возрастания. Если вы нажмете на левую клавишу мыши (Left-Click) в заголовке поля Код, то список будет отсортирован по коду в порядке возрастания, а рядом с наименованием поля Код, справа, будет нарисована стрелка вниз. Если же вы нажмете на левую клавишу мыши (Left-Click) в заголовке поля Код еще раз, то список будет отсортирован по коду в порядке убывания, а рядом с наименованием поля Код, справа, будет нарисована стрелка вверх. Аналогично можно сортировать список в порядке возрастания или убывания по остальным полям: Наименование, Код (Накопитель).

Если же вы хотите восстановить упорядоченность списка по иерархии описания структурных подразделений, то встаньте курсором мыши где нибудь внутри списка и нажмите правую клавишу мыши (Right-click). В появившемся контекстном меню выберите пункт Сортировать и нажмите на левую клавишу мыши. Появится окно со списком наименований полей. Поднимите наверх поле Иерархия (встаньте курсором мыши на кнопку рядом с полем Иерархия, нажмите левую клавишу мыши (Left-Click) и, не отпуская, перетащите на первое место в списке полей, затем отпустите левую клавишу мыши) и нажмите на клавишу Сортировать.

 

Клавиша Создать – предназначена для ввода описания нового структурного подразделения. Нажмите на клавишу Создать. Появится окно с заголовком Сущности > Структурные подразделения > Создать. В данном окне существуют три поля: Код, Наименование, Код (Накопитель). Рассмотрим заполнение этих полей.

 

Поле Код – является уникальным и обязательным для заполнения. Два различных структурных подразделения не могут иметь один и тот же код. Размер этого поля равен 8 символам. Если вы введете код менее 8 символов, то при переходе на следующее поле, программа добавит символ “-” справа необходимое количество раз, чтобы довести длину кода до 8 символов.

Поле Наименование – является обязательным для заполнения. Предназначено для ввода полного (развернутого) наименования вводимого структурного подразделения.

Поле Накопитель – является обязательным для заполнения. Предназначено для выбора того структурного подразделения, которое является накопителем для вводимого структурного подразделения.

 

После того как вы заполнили все необходимые для заполнения поля, нажмите на клавишу Сохранить. Новое описание структурного подразделения будет введено в базу данных и появится в списке описаний структурных подразделений в окне с заголовком Сущности > Структурные подразделения > Список. Обратите внимание, что перед наименованиями структурных подразделений в этом списке имеются точки. Количество точек перед наименованием говорит о том на каком уровне по иерархии находится данное структурное подразделение. Одна точка соответствует первому уровню структурных подразделений по иерархии, две точки – второму уровню, три точки – третьему, и т.д.

 

Например: Если мы хотим ввести описание для структурного подразделения – Основной склад хранения, то в соответствующие поля вводим следующие значения: Код – OSNSKL00; Наименование – Основной склад хранения; в поле Накопитель выбираем структурное подразделение с наименованием – Структурные подразделения (Отделы). Теперь нажимаем на клавишу Сохранить. Если же мы хотим создать структурное подразделение с наименованием  - Отдел овощей в основном складе хранения, то в соответствующие поля вводим следующие значения: Код – OSNSKL01; Наименование – Отдел овощей в основном складе хранения; а в поле Накопитель – выбираем структурное подразделение с наименованием – Основной склад хранения, которое уже ввели в справочник ранее. Аналогично мы можем создать структурное подразделение с наименованием – Отдел хранения картофеля в основном складе хранения для структурного подразделения с наименованием – Отдел овощей в основном складе хранения. В этом случае, в качестве накопителя, необходимо будет выбрать структурное подразделение с наименованием – Отдел овощей в основном складе хранения.

 

Для того чтобы закрыть окно с заголовком Сущности > Структурные подразделения > Создать нажмите на клавишу в верхнем правом углу этого окна.

 

Клавиша Открыть – предназначена для просмотра и редактирования описания структурного подразделения. Встаньте на то описание структурного подразделения в списке описаний структурных подразделений в окне с заголовком Сущности > Структурные подразделения > Список, которое хотите изменить и нажмите на клавишу Открыть. Появится окно с заголовком Сущности > Структурные подразделения > Открыть. По умолчанию поля Код, Наименование, Накопитель находятся в режиме для чтения. Для того чтобы изменить значения этих полей, нажмите на клавишу Редактировать. Теперь вы можете внести изменения в значение поля Наименование. Если вы хотите изменить значение поля Код, нажмите кнопку находящуюся рядом с полем Код. Значение поля Код, станет доступным для изменения. Следует помнить, что поле Код, должно всегда иметь уникальное значение. Поэтому не вводите значение, которое уже использовано для другого структурного подразделения. Если же вы хотите изменить значение поля Накопитель, нажмите кнопку находящуюся рядом с полем Накопитель. Значение поля Накопитель, станет доступным для изменения. После осуществления всех необходимых изменений значений полей Код,  Наименование, Накопитель, нажмите на клавишу Сохранить. Изменения будут внесены в базу данных и отоброзятся в списке описаний структурных подразделений в окне с заголовком Сущности > Структурные подразделения > Список.

Для того, чтобы закрыть окно с заголовком Сущности > Структурные подразделения > Открыть, нажмите на клавишу в верхнем правом углу этого окна.

 

Клавиша Удалить – предназначена для удаления описания структурного подразделения. Встаньте на то описание структурного подразделения в списке описаний структурных подразделений в окне с заголовком Сущности > Структурные подразделения > Список, которое хотите удалить и нажмите на клавишу Удалить. Следует отметить, что нельзя удалить описание структурного подразделения, которое используется в базе данных (например: существует документ оприходования товаров, материальных ценностей, услуг, в котором используется данное структурное подразделение) или которое является накопителем для какого-нибудь другого структурного подразделения! Если вы попытаетесь удалить описание такого структурного подразделения, то система выведет следующее восклицательное сообщение: Сущность используется в базе данных ! и не осуществит операцию удаления. Если же, удаляемое структурное подразделение не используется в базе данных и не является накопителем для некоторого другого структурного подразделения, то система выведет вопросительное сообщение Удалить сущность ?, и при нажатии на клавишу Yes, выбранное описание структурного подразделения будет удалено из базы данных.

 

Клавиша Представить на бумаге – предназначена для предварительного просмотра списка описаний структурных подразделений в виде отчета, перед выводом на принтер. После нажатия на эту клавишу вы увидете список описаний структурных подразделений в том виде, в каком он будет распечатан на принтере.

Клавиша Распечатать – предназначена для отправки списка описаний структурных подразделений на принтер. При нажатии на эту клавишу откроется окно выбора принтера. После выбора принтера (если у вас инсталлировано больше одного принтера) нажмите на клавишу Print и список описаний структурных подразделений будет распечатан.

Клавиша Помощь – предназначена для открытия описания программы.